1、買家的網上查詢
       分辨那個是真盤，那個是假盤，應該要有一個辨偽程序，否則一旦業務做開，你會淹沒在電子郵件的海洋里。一般從買家查詢的內容，你就能判斷出來哪些是實盤，哪些是虛盤。應該重點處理那些針對性很強的、可以稱得上是詢盤的電子郵件。對于無價值的詢盤，要敢于果斷舍棄。如果以為每個詢盤都是要向你買貨未免過于天真。有的詢盤過于空泛，也許只是客戶做市場調查的一種手段。如果你不放棄空泛的信息，可能你每天只能做一些處理電子郵件的事了。

2、電子郵件回復要簡單
         語言要簡煉，不要羅啰嗦嗦，言之無物。要知道，很多國外商人的耐心是很差的，你浪費他的時間就等于在謀財害命。千萬不要小看處理電子郵件的藝術，多外貿業務員其實都不懂如何寫一封好的電子郵件。其中的關鍵就在于你能否很好的把握買家詢盤的真正意圖，從而給他他*需要的*有針對性的答復。

3、電子郵件內容要可信
       簡單并不是要你省略*基本的禮儀，我相信任何一個人都不喜歡不禮貌的回復。和買家開始聯系時還要注意，在電子郵件的后面，一定要附上你詳細的聯系方式，包括你的姓名、職位、公司名、電話、傳真、E-mail地址、網址和公司地址等信息內容，給對方一個很正規的印象。有些廠商答復時常常丟三落四，很容易給人留下不良印象。

4、電子郵件表達要恰當
恰當其實是*不容易的！這里面不僅包含了前二個因素，更重要的，還需要專業。
(1)買家總希望和精通產品的人打交道，如果你在回復詢盤時錯誤百出，一看就是外行，買家會認為你不是真正的生產廠家，或者對產品并不熟悉，很可能就一去不回。所以回復時一定要詳細注明產品的規格、包裝方式、功用、報價等數據。
(2)充分利用電子郵件傳遞圖片的優勢，這樣更能說明問題，同時也可以降低成本。
(3)發出郵件之前，要仔細的檢查一下，有無拼寫或語法錯誤，盡量把可能給別人的不良印象減到*小。
(4)報價要斟酌，不要留下太大的壓價余地，否則會讓買家產生懷疑。而且，要細分客戶，也就是說根據客戶所在不同的 、地區給出不同的報價。比如歐美客戶和南美、中東的客戶大多數會在產品檔次上要求不同，如果你給南美、中東的客戶報歐美市場的價格，很可能會把對方嚇跑。

5、電子郵件回復要快速
         買家總希望盡快地得到回復特別是互聯網介入了國際貿易，很多國外買家更樂意應用這種方式，他們應用這種方式更多的原因是低成本和高效率。如果對客戶的查詢回復太遲，不僅會失去商機，而且會使對方對你的效率及能力產生懷疑。即使是不能立即回復的問題，也應該在內部商議后給予明確答復，切忌盲目應承，往往起反作用。

6、要不斷的細致跟蹤曾向你發過查詢的客戶
       這一點非常重要，很多人往往覺得網上信息多、成交少，或者沒有成交，就失去了信心，并對收到的查詢不再重視，這是非常狹隘和愚蠢的做法。換位思考，換了你是買家，你會 次就給一個你不了解的供貨商下定單嗎?更何況現在的市場基本都是買方市場，買家不管是通過電子商務還是傳統商務手段，輕而易舉就能獲得無數供貨商。所以，千萬不要輕視買家的任何查詢！